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AVIS DE CONFIDENTIALITÉ GDPR


Afrocats s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles. Cet avis de confidentialité décrit comment nous collectons et utilisons les informations personnelles vous concernant pendant et après votre relation de travail avec nous, conformément au règlement général sur la protection des données («le RGPD»). Il s'applique à tous les employés, travailleurs et entrepreneurs.

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La Société [Afrocats] est un «contrôleur de données». Cela signifie que nous sommes responsables de décider comment nous détenons et utilisons les informations personnelles vous concernant. Nous sommes tenus, en vertu de la législation sur la protection des données, de vous informer des informations contenues dans cet avis de confidentialité.

Cet avis ne fait partie d'aucun contrat de travail ou autre contrat de prestation de services. Nous pouvons mettre à jour cet avis à tout moment.

Il est important que vous lisiez cet avis afin de savoir comment et pourquoi nous utilisons ces informations.

LES INFORMATIONS QUE NOUS COLLECTONS ET DÉTENONS SUR VOUS

Les données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information sur une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Il n'inclut pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes).

Il existe des «catégories spéciales» de données personnelles plus sensibles qui nécessitent un niveau de protection plus élevé.

Nous collecterons, stockerons et utiliserons les catégories suivantes d'informations personnelles vous concernant:

  • Coordonnées personnelles telles que nom, titre, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail personnelles.

  • Date de naissance.

  • Le sexe.

  • État matrimonial et personnes à charge.

  • Plus proche parent et coordonnées d'urgence.

  • Numéro d'assurance nationale.

  • Détails du compte bancaire, relevés de paie et informations sur le statut fiscal.

  • Informations sur le salaire, les congés annuels, la pension et les avantages.

  • Date de début.

  • Lieu d'emploi ou lieu de travail.

  • Copie du permis de conduire et / ou du passeport.

  • Informations de recrutement (y compris des copies de la documentation relative au droit de travailler, des références et d'autres informations incluses dans un CV ou une lettre de motivation ou dans le cadre du processus de candidature).

  • Dossiers d'emploi (y compris les titres de poste, les antécédents professionnels, les heures de travail, les dossiers de formation et les adhésions professionnelles).

  • Historique des rémunérations.

  • Informations sur les performances.

  • Informations disciplinaires et de grief.

  • Informations sur votre utilisation de nos systèmes d'information et de communication.

Nous pouvons également collecter, stocker et utiliser les «catégories spéciales» suivantes d'informations personnelles plus sensibles:

  • Informations sur votre race ou appartenance ethnique, vos croyances religieuses, votre orientation sexuelle et vos opinions politiques.

  • Appartenance syndicale.

  • Informations sur votre santé, y compris tout état de santé, vos dossiers de santé et de maladie.

  • Informations sur les condamnations pénales et les infractions.

Nous recueillons des informations personnelles sur les employés, les travailleurs et les contacteurs via le processus de candidature et de recrutement, soit directement auprès des candidats, soit parfois auprès d'une agence de placement ou d'un fournisseur de vérification des antécédents. Nous pouvons parfois collecter des informations supplémentaires auprès de tiers, y compris d'anciens employeurs, d'agences de référence de crédit ou d'autres agences de vérification des antécédents.

La date sera stockée dans une gamme d'endroits différents, y compris les dossiers personnels; dans les systèmes de gestion des RH et de paie de l'entreprise; dans le système de temps et de présence; et dans d'autres systèmes informatiques (y compris notre système de messagerie électronique).

COMMENT NOUS UTILISERONS LES INFORMATIONS SUR VOUS

Nous n'utiliserons vos informations personnelles que lorsque la loi nous le permet. Le plus souvent, nous utiliserons vos informations personnelles dans les circonstances suivantes:

1. Où nous devons exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous.

2. Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale.

3. Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.

Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles dans les situations suivantes, qui sont susceptibles d'être rares:

1. Où nous devons protéger vos intérêts (ou les intérêts de quelqu'un d'autre).

2. Lorsque cela est nécessaire dans l'intérêt public ou à des fins officielles.

Situations dans lesquelles nous utiliserons vos informations personnelles

Nous avons besoin de toutes les catégories d'informations dans la liste ci-dessus principalement pour nous permettre d'exécuter notre contrat avec vous et pour nous permettre de nous conformer aux obligations légales. Dans certains cas, nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour poursuivre nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, à condition que vos intérêts et droits fondamentaux ne l'emportent pas sur ces intérêts. Les situations dans lesquelles nous traiterons vos informations personnelles sont énumérées ci-dessous.

  • Prendre une décision concernant votre recrutement ou votre nomination.

  • Déterminer les conditions dans lesquelles vous travaillez pour nous.

  • Vérifier que vous êtes légalement autorisé à travailler au Royaume-Uni.

  • Vous payer et, si vous êtes salarié, déduire l'impôt et les cotisations d'assurance nationale.

  • Vous fournir des avantages.

  • Assurer la liaison avec votre institution de prévoyance.

  • Administrer le contrat, nous avons conclu avec vous.

  • Gestion et planification des affaires, y compris la comptabilité et l'audit.

  • Réaliser des revues de performance, gérer la performance et déterminer les exigences de performance.

  • Prendre des décisions concernant les révisions salariales et la rémunération.

  • Évaluer les qualifications pour un emploi ou une tâche en particulier, y compris les décisions concernant les promotions.

  • Rassembler des preuves pour d'éventuels griefs ou des audiences disciplinaires.

  • Prendre des décisions concernant votre emploi ou votre engagement continu.

  • Prendre des dispositions pour mettre fin à notre relation de travail.

  • Exigences en matière d'éducation, de formation et de développement.

  • Traiter les conflits juridiques vous impliquant ou impliquant d'autres employés, travailleurs et sous-traitants, y compris les accidents du travail.

  • Vérifier votre aptitude au travail.

  • Gérer les absences pour maladie.

  • Se conformer aux obligations en matière de santé et de sécurité.

  • Pour éviter la fraude.

  • Surveiller votre utilisation de nos systèmes d'information et de communication afin de garantir la conformité avec nos politiques informatiques.

  • Pour assurer la sécurité du réseau et des informations, notamment en empêchant l'accès non autorisé à nos systèmes informatiques et de communications électroniques et en empêchant la distribution de logiciels malveillants.

  • Mener des études d'analyse de données pour examiner et mieux comprendre les taux de rétention et d'attrition des employés.

  • Images de vidéosurveillance et autres informations obtenues par des moyens électroniques, y compris le système de temps et de présence.

  • Suivi de l'égalité des chances.

Certains des motifs de traitement ci-dessus se chevauchent et plusieurs motifs peuvent justifier notre utilisation de vos informations personnelles.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles ci-dessus, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

Vos données personnelles (origine ethnique, âge, code postal, handicap, sexe) seront saisies dans la base de données de surveillance sécurisée de Community Arts North West qui permet à Afrocats de signaler des informations de surveillance anonymes à ses principaux bailleurs de fonds sur les personnes que nous contractons.

Vos coordonnées personnelles (y compris le contact d'urgence) seront conservées en toute sécurité par CAN et utilisées pour vous contacter directement si nécessaire ou si d'autres opportunités pertinentes se présentent.

COMMENT NOUS UTILISONS LES INFORMATIONS PERSONNELLES PARTICULIÈREMENT SENSIBLES

Nous pouvons traiter des «catégories spéciales» d'informations personnelles dans les circonstances suivantes:

1. Dans des circonstances limitées, avec votre consentement écrit explicite.

2. Lorsque nous devons remplir nos obligations légales et conformément à notre politique de protection des données.

3. Lorsque cela est nécessaire dans l'intérêt public, par exemple pour le contrôle de l'égalité des chances et conformément à notre politique de protection des données.

4. Lorsque cela est nécessaire pour évaluer votre capacité de travail pour des raisons de santé, sous réserve des garanties de confidentialité appropriées.

Moins fréquemment, nous pouvons traiter ce type d'informations là où elles sont nécessaires dans le cadre de réclamations légales ou lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts (ou les intérêts de quelqu'un d'autre) et que vous n'êtes pas en mesure de donner votre consentement, ou lorsque vous avez déjà fait l'information publique.

Nous utiliserons vos informations personnelles particulièrement sensibles de la manière suivante:

  • Nous utiliserons les informations relatives aux congés, qui peuvent inclure des absences pour maladie ou des congés familiaux, pour nous conformer aux lois sur l'emploi et aux autres lois.

  • Nous utiliserons les informations sur votre santé physique ou mentale, ou votre statut d'invalidité, pour assurer votre santé et votre sécurité sur le lieu de travail et pour évaluer votre aptitude au travail, pour apporter des aménagements appropriés au lieu de travail, pour surveiller et gérer les absences pour maladie et pour administrer les prestations.

  • Nous utiliserons les informations sur votre race ou votre origine nationale ou ethnique, vos croyances religieuses, philosophiques ou morales, ou votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, pour assurer un suivi et des rapports significatifs sur l'égalité des chances.

Avons-nous besoin de votre consentement?

Nous n'avons pas besoin de votre consentement si nous utilisons des catégories spéciales de vos informations personnelles conformément à notre politique écrite pour remplir nos obligations légales ou exercer des droits spécifiques dans le domaine du droit du travail. Dans des circonstances limitées, nous pouvons vous contacter pour obtenir votre consentement écrit afin de nous permettre de traiter certaines données particulièrement sensibles. Si nous le faisons, nous vous fournirons tous les détails sur les informations que nous souhaitons et la raison pour laquelle nous en avons besoin, afin que vous puissiez examiner attentivement si vous souhaitez consentir.

INFORMATIONS SUR LES CONVICTIONS CRIMINELLES

Le cas échéant, nous collecterons des informations sur les condamnations pénales dans le cadre du processus de recrutement ou nous pourrions être informés de ces informations directement par vous dans le cadre de votre travail pour nous. Nous utiliserons les informations sur les condamnations pénales et les infractions de la manière suivante:

• Prendre une décision concernant votre recrutement ou votre nomination.

• Déterminer les conditions dans lesquelles vous travaillez pour nous.

• Prendre des décisions concernant votre emploi ou votre engagement continu.

Nous sommes autorisés à utiliser vos informations personnelles de cette manière lorsque nous devons exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous, ou lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale.

PARTAGE DE DONNÉES

Nous partagerons vos informations personnelles avec des tiers lorsque la loi l'exige, lorsque cela est nécessaire pour administrer la relation de travail avec vous ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire. Les «tiers» incluent les prestataires de services tiers (y compris les sous-traitants et les agents désignés) et les autres entités de notre groupe.

Tous nos fournisseurs de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos informations personnelles conformément à nos politiques. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

Nous pouvons partager vos informations personnelles avec d'autres tiers, par exemple dans le cadre d'une éventuelle vente ou restructuration de l'entreprise. Nous pouvons également avoir besoin de partager vos informations personnelles avec un organisme de réglementation ou de nous conformer autrement à la loi.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l'accès à vos informations personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel de connaître. Ils ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute violation présumée de la sécurité des données et vous informerons ainsi que tout organisme de réglementation applicable d'une violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

LA CONSERVATION DES DONNÉES

Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou de reporting. Pour déterminer la période de conservation appropriée pour les données personnelles, nous considérons la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens et par les exigences légales applicables.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans autre préavis. Une fois que vous n'êtes plus un employé, un travailleur ou un sous-traitant de l'entreprise, nous conserverons et détruirons en toute sécurité vos informations personnelles conformément aux lois et réglementations applicables.

CONFORMITÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Faye Salisbury est responsable de la conformité à la protection des données au sein de l'entreprise. Veuillez les contacter si vous avez des questions sur cet avis de confidentialité ou sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles. Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données.

VOS DROITS EN TANT QU'OBJET DE DONNÉES

Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos informations personnelles changent au cours de votre relation de travail avec nous.

Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de:

  • Demander l'accès à vos informations personnelles (communément appelée «demande d'accès de la personne concernée»). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

  • Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.

  • Demander la suppression de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de supprimer des informations personnelles là où il n'y a aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de supprimer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous).

  • Vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et qu'il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous donne envie de vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct.

  • Demandez la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.

  • Demandez le transfert de vos informations personnelles à une autre partie.

Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander la suppression de vos informations personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander que nous transférions une copie de vos informations personnelles à une autre partie, veuillez contacter les RH en premier lieu.

PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

Les décisions ne seront pas prises à votre sujet uniquement sur la base d'une prise de décision automatisée,

DROIT DE RETRAIT DU CONSENTEMENT

Dans les circonstances limitées où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos informations personnelles à des fins spécifiques, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement spécifique à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter Magdalen Bartlett en premier lieu. Une fois que nous avons reçu une notification indiquant que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations aux fins ou aux fins que vous aviez initialement convenues, à moins que nous ayons une autre base légitime pour le faire dans la loi.